Qu’ils soient virtuels ou non, les événements font partie des activités de marketing qui peuvent contribuer à l’acquisition de nouveaux prospects et au renforcement de la marque.

Donnez à chaque événement l’importance qu’il mérite

Si vous prévoyez une série d’événements, planifiez un cycle de communication qui ne se termine pas par le message de présentation. Les statistiques révèlent  qu’en matière d’email marketing, les messages au contenu clair et précis sont gagnants. Envoyez donc au moins un email dédié à chaque événement, plutôt que de répéter la liste avec des informations complémentaires ou des liens d’inscription.

Si vous faites la promotion d’un webinaire ou d’un événement numérique, invitez les lecteurs à s’inscrire même s’ils ne sont pas sûrs de pouvoir y participer, car après l’événement, vous leur enverrez des documents intéressants tels qu’un lien d’inscription ou les présentations des intervenants. Il est presque certain que vous obtiendrez un nombre de participants inférieur à celui des inscrits, mais vous aurez un plus grand nombre de prospects à contacter pour de plus amples informations. Ça c’est un succès !

Si vous organisez un événement en présence, faites bon usage des informations géographiques concernant votre cible. Une bonne base de données doit contenir beaucoup d’informations pour chaque contact, et l’une d’entre elles est le lieu de résidence. Les e-mails envoyés dans la région du lecteur ont un taux d’ouverture et de conversion très élevé.

Le titre de votre événement est le sujet de votre email

Trouvez le bon titre pour votre événement ! Considérez cela comme le sujet de votre email. Ces deux éléments doivent être à la fois clairs et attrayants, pour donner au destinataire une raison d’ouvrir l’email.

Email multiple – Créer un plan de communication

Créez un plan de communication automatisé qui couvre toute la durée de l’événement. N’oubliez pas que cela n’est pas seulement représenté par le ou les jours de participation : cela commence dès votre première communication et se termine avec les jours de retour d’information et de rapport.

La phase pré-événement comprend la présentation du programme, l’invitation à l’inscription et d’éventuels rappels pour ceux qui n’auraient pas complété le formulaire. Une fois l’inscription confirmée, vous devrez alors envoyer les informations nécessaires pour accéder à l’événement (plan, billet, etc.).

La phase post-événement consiste normalement à remercier les participants et à leur demander un retour d’information. Il est souvent apprécié d’envoyer, que ce soit aux participants qu’aux absents, des informations complémentaires, des contenus approfondis ou des documents utilisés lors de l’événement sous forme de diapositives ou d’enregistrements des discours.

Grâce aux dernières technologies, il est très facile de programmer un cycle de communication “Triggered” : vous devrez préparer tous les emails au préalable et les déclencher en fonction des démarches effectuées sur le précédent.

Bien entendu, le flux de communication sur le schéma est simplifié et général, vous pouvez inclure d’autres communications dans la phase pré-événement  comme par exemple un aperçu des thèmes abordés lors de l’événement, une présentation des orateurs ou des sessions.

À qui envoyer l’invitation ? Une bonne segmentation est essentielle.

Choisir soigneusement les destinataires de l’email promotionnel permet non seulement d’augmenter les chances d’avoir plus d’inscriptions, mais aussi d’éviter les désinscriptions causées par un manque d’intérêt des propositions de la marque.

Les données personnelles vous permettent de prévoir avec une bonne certitude l’intérêt éventuel pour le type d’événement. La première étape consiste à créer un aperçu et, en fonction de l’intérêt suscité, à préparer  les communications suivantes.

Lorsque vous acquérez de nouveaux contacts, consacrez du temps à l’analyse du profilage. Les bases de données telles que celle de Bancomail fournissent des données d’entreprise avec un profil détaillé et complet qui permet des actions ciblées et efficaces.