Afin d’importer une base de données, un fichier ou une liste de contacts sur une plateforme permettant l’envoi d’e-mails en masse, il est très souvent utile de transformer vos fichiers XLSX en fichiers CSV, ou d’utiliser ces derniers directement. Mais qu’est-ce qu’un fichier CSV et à quoi sert-il exactement ? Dans les fichiers « Comma Separated Value« , chaque ligne du fichier est une donnée. Il s’agit de l’un des formats les plus courants utilisés par les plateformes d’e-mail marketing, où chaque fichier se compose de plusieurs champs, séparés par des virgules.

Qu’est-ce que CSV ?

Les fichiers CSV, acronyme de Coma Separate Values, sont caractérisés par des éléments présentés dans un tableau, sous forme de texte, séparés par une virgule ou un point-virgule. Chaque ligne du fichier est une entrée de données. Et chaque donnée est constituée de plusieurs champs.

Coma Separate Values signifie que le CSV est un fichier qui contient des données séparées par des virgules. Les tableurs (tels que Microsoft Excel) convertissent ces données séparées par des virgules en cellules, tableaux et colonnes pour faciliter la lecture et l’édition.

Les fichiers CSV sont en fait des fichiers texte. C’est pourquoi ils peuvent être ouverts et visualisés avec n’importe quel programme capable de les lire, comme un simple bloc-notes.

Comment convertir un fichier XLS ou XLSX au format CSV ?

Dans certains secteurs, tels que celui de l’email marketing, le format CSV est fréquemment utilisé. En effet, certaines plateformes d’envoi d’e-mails en masse ne permettent l’importation de listes de contacts que si elles sont contenues dans un fichier CSV. C’est pourquoi il est utile de savoir comment obtenir ce type de fichier, même à partir de formats Excel standard tels que XLS ou XLSX, formats utilisés, par exemple, par Bancomail pour la fourniture de listes e-mail. Autrement dit, il est indispensable de transformer votre XLSX en CSV.

Si vous disposez de Microsoft Excel, la procédure de conversion est très simple. Il suffit d’ouvrir le fichier XLSX et, si nécessaire, de sélectionner le tableur contenant la base de données à transformer. Ensuite, il suffit d’aller dans « Fichier » –> « Enregistrer sous » dans le menu supérieur et de choisir le format d’enregistrement souhaité, qui dans ce cas sera « CSV UTF-8 (avec des valeurs délimitées par des virgules) .CSV ».

Transformer un XLS ou XLSX en CSV sans Microsoft Excel

Si, en revanche, vous ne disposez pas de Microsoft Excel, la meilleure méthode consiste à télécharger le programme Open Source « Open Office », qui contient la possibilité d’ouvrir et d’éditer des feuilles de calcul. Après avoir téléchargé gratuitement le logiciel sur le site officiel, vous pouvez ouvrir le fichier souhaité avec Open Office et, de la même manière qu’avec Microsoft Excel, aller dans « Fichier » –> « Enregistrer sous » et choisir le format .csv.

Conseils utiles pour la conversion de XLSX en CSV

Étant donné que le signe ‘,’ du CSV est utilisé comme séparateur entre les colonnes, il est préférable de veiller à ce qu’il n’y ait pas de ‘,’ ou de ‘;’ dans le texte contenu dans les cellules. Certains logiciels et plateformes d’importation de fichiers .csv peuvent en effet confondre la virgule à l’intérieur de la cellule avec le séparateur, ce qui peut créer des problèmes lors de l’affichage du fichier.