Para importar una BBDD o base de datos de direcciones o simplemente una lista de contactos en la plataforma de envío de correo masivo, a menudo resulta útil transformar los archivos XLSX en archivos CSV, o utilizar directamente estos últimos.

Pero, ¿qué es un archivo CSV y para qué se utiliza exactamente? En los archivos «Comma Separated Value», cada línea del archivo es un registro de datos. Se trata de uno de los formatos más utilizados por las plataformas de email marketing, donde cada registro de datos consta de varios campos, separados por comas.

¿Qué es CSV?

Los archivos CSV, acrónimo de Coma Separate Values (valores separados por comas), se caracterizan por contener elementos en formato tabular, en forma de texto, separados por una coma o un punto y coma. Cada línea del fichero es un registro de datos. Y cada registro de datos consta de varios campos. En resumen, como dice el sustantivo, Valores Separados por Comas significa que el CSV es un archivo que contiene datos que en la práctica están separados por comas.

Las aplicaciones de hojas de cálculo (como Microsoft Excel) convierten esos datos separados por comas en celdas, tablas y columnas para facilitar su lectura y edición. Básicamente, los CSV son archivos de texto. Por esta razón, pueden abrirse y visualizarse con cualquier programa que admita su lectura, como un simple bloc de notas.

Cómo convertir un file XLS o XLSX a formato CSV

En algunos ámbitos, como el email marketing, el CSV es un formato muy utilizado. De hecho, algunas herramientas de envío masivo de correo electrónico sólo permiten importar etiquetas y listas de contenido si se encuentran dentro de un archivo CSV.

Por este motivo, resulta útil saber cómo obtener este tipo de archivo, utilizando los formatos estándar de Excel, como XLS o XLSX, utilizados, por ejemplo, por Bancomail en sus formularios de listas de correo electrónico. En otras palabras, es fundamental transformar el propio XLSX en CSV.

Si tienes Microsoft Excel, el procedimiento de conversión a csv es muy sencillo. Basta con abrir el archivo XLSX y, si es necesario, seleccionar el cuadro de diálogo electrónico con la base de datos a convertir.

A continuación, en el menú superior, selecciona «Archivo» –> «Guardar como» y elige el formato de salvado deseado, que en este caso será «CSV UTF-8 (con valores delimitados por coma) .CSV».

Convertir un XLS o XLSX en CSV sin Microsoft Excel

Si no tienes Microsoft Excel, el mejor método es descargar el programa open source «Open Office», que incluye la posibilidad de crear y modificar hojas de cálculo electrónicas. Después de descargar gratuitamente el software desde la página oficial, puede abrir el archivo deseado con Open Office y, al igual que con Microsoft Excel, vaya a «Archivo» –> «Guardar como» y seleccione el formato .csv.

Recomendaciones para convertir de XLSX a CSV

Cuando en un archivo CSV se utiliza «,» como separador entre varias columnas, puede ser una buena norma que no haya «,» o «;» dentro del texto contenido en ellas. Algunos programas y herramientas de importación de archivos .csv podrían confundir la virgulilla presente en el interior de la celda con el separador, creando problemas en la visualización del archivo.