La validación es probablemente el factor más importante en el Email Marketing.

Puede parecer obvio, puede parecer algo dado por sentado, y en realidad lo es… hay innumerables temas sobre marketing por correo electrónico, documentos científicos, conjeturas, teorías, consejos y sugerencias bien intencionadas, pero hay un elemento en este juego que es y debería ser sin duda la base de todas las consideraciones, por más obvio que parezca, y ese es la dirección de correo electrónico.

La dirección de correo electrónico es como una semilla que crece en un árbol fuerte y fructífero. Es la base desde la cual puede surgir una planta saludable que, con cuidado y dedicación, dará jugosos frutos para tu negocio.

A primera vista puede parecer una metáfora extraña, pero en realidad hay muchas analogías entre una semilla y una dirección de correo electrónico. Sin una semilla saludable, la planta no puede crecer, al igual que sin una dirección de correo electrónico válida, no puedes hacer crecer tu negocio.

Así que comencemos con nuestras semillas… las direcciones de correo electrónico, porque sin semillas vitales, las probabilidades de germinación o de tener una pequeña planta son escasas, e incluso pueden ser desalentadoras.

Una cesta llena de semillas

En primavera, cuando preparamos los campos para la siembra, no podemos subestimar la importancia de las semillas que vamos a plantar. Basta con echar un vistazo a la cesta de semillas para saber si, una vez sembradas, darán vida a plantas frondosas y fructíferas.

En nuestro caso, esa cesta es la base de datos con todas las direcciones de correo electrónico que utilizaremos para construir relaciones rentables con los clientes potenciales.

Cuando construimos una base de datos de correo electrónico, no es suficiente acumular una gran cantidad de direcciones, sino que debemos seleccionarlas cuidadosamente, como si estuviéramos eligiendo las semillas para nuestro huerto. Seleccionar indiscriminadamente podría llevar a resultados desastrosos, como el crecimiento de malas hierbas o incluso la falta de brotes, una situación que podría haberse evitado si hubiéramos analizado las semillas en invierno para una siembra controlada.

Esta analogía es comprensible y razonable para las semillas, ya que esperamos un rendimiento mayor. El mismo patrón se aplica a las direcciones de correo electrónico en una base de datos, que lamentablemente rara vez se controlan lo suficiente. En este caso, el control significa validar las direcciones de correo electrónico para filtrar las incorrectas y garantizar una alta calidad.

En este sentido, la validación de las direcciones de correo electrónico es un paso fundamental que no se puede pasar por alto. Solo así podremos asegurar la limpieza de nuestra lista de contactos y el éxito de nuestra estrategia de marketing por correo electrónico, evitando así malas hierbas, problemas y desperdicio de recursos.

Qué descartar en la validación de direcciones de correo electrónico

Con semillas incorrectas, se pierde la cosecha, y con direcciones de correo electrónico incorrectas, hay varias posibles consecuencias negativas.

En el mejor de los casos, la dirección resulta obsoleta y ya no está en uso. En este caso, el daño causado es relativamente limitado. El problema de haber invertido recursos en contactos no válidos puede evitarse fácilmente al comprar una base de datos. Al adquirir una base de datos de un proveedor confiable, se puede mitigar este riesgo, inherente por naturaleza, mediante una garantía de reembolso (como la ofrecida por Bancomail). Esta garantía permite reponer la base de datos de cualquier pérdida causada por la presencia de direcciones de correo electrónico no válidas. De esta manera, se puede recuperar rápidamente y sin invertir más tiempo, asegurando que la campaña de email marketing continúe siendo enfocada y efectiva.

Una forma de error mucho más problemática son las direcciones de correo electrónico conocidas como «spam traps». Utilizar estas direcciones puede llevar al bloqueo de tu dirección IP y su inclusión en listas negras, lo que dificulta o incluso imposibilita el trabajo de construir una campaña de email marketing efectiva. Ningún proveedor confiable debería poner en riesgo tu situación de esta manera, ya que esto indica una posible falla en sus procesos de gestión de datos. Los procedimientos de Bancomail para garantizar la calidad y confiabilidad de las direcciones son transparentes y se pueden consultar en línea.

¿Qué se verifica durante la validación de las direcciones de correo electrónico?

Verificación SMTP (para evitar rebotes duros)

Esta verificación verifica en qué medida el servidor SMTP de entrada puede aceptar sesiones entrantes y responder a las solicitudes.

Verificación de Spam Trap (para eliminar las Trampas de Spam)

Los ISP (proveedores de servicios de Internet) utilizan las trampas de spam para detectar a los spammers y bloquearlos mediante su inclusión en «listas negras» (Blacklist).

En este caso, existen diferentes categorías. Muchas de estas direcciones parecen ser direcciones de correo electrónico regulares, mientras que otras son más obvias y fáciles de detectar debido a errores de ortografía o elección de palabras.

La detección de las trampas de spam requiere un análisis exhaustivo y la aplicación de técnicas específicas para identificar estas direcciones. Una de las estrategias utilizadas es el análisis de las métricas de respuesta de las direcciones de correo electrónico. Otra técnica común es la verificación cruzada con listas conocidas de trampas de spam o bases de datos de direcciones de correo electrónico no válidas. Estas listas, como las «honeypot» o «sinker», contienen direcciones creadas específicamente para atraer a los spammers.

Cualquier persona que envíe correos electrónicos a estas trampas de spam demuestra inequívocamente que lo está haciendo sin una prospección previa del destinatario, y esto se convierte en un indicador correspondiente y en base para ser incluido en una lista negra. Por eso es fundamental no enviar correos electrónicos a las trampas de spam: además de preservar la entrega de tus correos electrónicos y mantener una buena reputación, enviar mensajes a estas direcciones sería ineficaz ya que no existen y no están dentro de tu público objetivo.

Grey List Detect (para prevenir el grey-listing durante la validación)

El «grey-listing» se ha desarrollado como una medida de prevención del correo no deseado: cuando un servidor receptor considera que el remitente es sospechoso, rechaza temporalmente el correo electrónico. Posteriormente, el servidor informa al remitente que reenvíe el correo electrónico para poder entregarlo correctamente.

Esta técnica es efectiva porque los spammers generalmente no envían el mismo correo electrónico varias veces en rápida sucesión. Como resultado, los correos no deseados se filtran y no llegan a la bandeja de entrada.

Sin embargo, durante la validación de direcciones de correo electrónico, el grey-listing representa un desafío. Debido a que un único intento de entrega no proporciona un resultado definitivo, no es posible determinar con certeza si la dirección de correo electrónico que se está verificando es realmente válida. Para obtener una confirmación definitiva, se debe realizar un nuevo intento de entrega que, en ese momento, confirmará el estado de salud de la dirección que se está intentando validar.

Verificación de direcciones de correo electrónico temporales (eliminando las direcciones one way / desechables)

Las direcciones de correo electrónico temporales no son comunes, pero existen y deben ser detectadas y eliminadas de la base de datos. Hay dos razones principales para esto.

En primer lugar, es obviamente un esfuerzo inútil «desperdiciar» tus actividades de marketing en este tipo de dirección: dado que estas direcciones suelen ser utilizadas de forma temporal o para fines específicos, es poco probable que generen una participación significativa o una respuesta a tus comunicaciones. A menudo, los mensajes enviados a estas direcciones se entregan correctamente, pero lamentablemente no son abiertos por los destinatarios. Esto representa una ineficiencia para tu campaña de marketing por correo electrónico.

En segundo lugar, estas direcciones pueden generar fácilmente rebotes duros (correos electrónicos no entregables), lo cual afectaría negativamente a tu reputación como remitente.

Domain Check (verifica si el dominio está activo y válido)

Este proceso determina la entrada MX (Mail Exchange) del dominio que se está validando en el sistema DNS (Domain Name System, es decir, el «directorio telefónico» de Internet).

La entrada MX es fundamental, ya que representa la indicación básica de qué servidor de correo gestiona los correos electrónicos para ese dominio específico. Sin una entrada MX válida, es posible que los correos electrónicos enviados a un dominio no se entreguen correctamente.

Es importante tener en cuenta que un dominio puede no tener una entrada MX válida por diversos motivos, como problemas técnicos o un dominio inactivo. En caso de que no haya una entrada MX presente o no sea válida, no se debe enviar ninguna comunicación.

E-mail syntax check (verificación de la estructura y completitud de la sintaxis de la dirección de correo electrónico)

La verificación de la sintaxis verifica si la estructura de la dirección de correo electrónico es correcta según los estándares RFC 5322 (Internet Message Format) y RFC 5321 (Simple Mail Transfer Protocol). La primera parte de la dirección, con una longitud máxima de 64 caracteres, puede estar compuesta por letras latinas, números y algunos caracteres especiales, admitiendo tanto mayúsculas como minúsculas. Esta parte va seguida de un «@» (arroba) y luego de la segunda parte de la dirección de correo electrónico, que indica el nombre de dominio y puede tener una longitud de hasta 253 caracteres.

Dominios catch-all: un caso especial

Los dominios catch-all son un caso especial que no debe ser ignorado, ya que estos dominios aceptan prácticamente todos los correos electrónicos entrantes, independientemente de si la dirección de correo electrónico utilizada es correcta o si ni siquiera hay un destinatario real.

Debido a este procedimiento, no hay retroalimentación por parte del servidor receptor, ni positiva ni negativa, lo que significa que prácticamente no hay pistas sobre el destino de un correo electrónico. No se puede hacer una afirmación al 100% en el contexto de la validación de direcciones de correo electrónico y el estado permanece desconocido.

El resultado máximo que se puede obtener aquí es confirmar si se trata de uno de los dominios catch-all.

Aunque enviar correos electrónicos a dominios catch-all no es la opción óptima para una campaña de Email Marketing, es importante destacar que, cuando se gestionan correctamente y en un número reducido, aún pueden brindar beneficios sin afectar negativamente a la entregabilidad. Enviar a estas direcciones permite ampliar el alcance de tu campaña y no perder oportunidades. Al mantener una segmentación precisa y equilibrada de las direcciones de correo electrónico, se puede aprovechar al máximo el potencial de las campañas de email marketing.

Los desafíos en los procesos de validación

La validación de direcciones de correo electrónico puede presentar diversos desafíos debido a la falta de un proceso uniforme entre los diferentes proveedores de correo electrónico. Es necesario tener en cuenta múltiples procedimientos distintos, lo que puede complicar el proceso de validación. En particular, los dominios catch-all, de los que hablamos en el último párrafo, contribuyen a esta complejidad. Aunque la posibilidad de encontrarse con direcciones de correo electrónico no válidas después de un proceso de validación es reducida, siempre existe un pequeño riesgo. Al comprar listas de correo electrónico, es fundamental prestar atención a varios criterios de calidad, incluida la validación de direcciones de correo electrónico ofrecida por el proveedor.

Para garantizar una mayor tranquilidad al cliente, el proveedor de la base de datos debería ofrecer una garantía y proporcionar la sustitución o el reembolso de los registros que no funcionen. De esta manera, se puede minimizar el riesgo asociado con la validación de direcciones de correo electrónico y garantizar una mayor eficacia en las campañas de marketing por correo electrónico.

Garantías: el ejemplo de Bancomail

Si, a pesar de un cuidadoso proceso de selección, prueba y validación, se producen rebotes, es posible presentar una reclamación a Bancomail dentro de los 60 días posteriores a la entrega de la base de datos. Este período es lo suficientemente largo como para permitir el tiempo necesario para la preparación, implementación y evaluación de la campaña.

Las reclamaciones se pueden abrir directamente desde el área reservada de Bancomail y requieren el envío de la lista de rebotes encontrados. Basándose en las pruebas de verificación que validan la solicitud, Bancomail emite un cupón para una futura compra o una nota de crédito, según las preferencias del cliente.