Wenn man sich für den Weg des E-Mail-Marketings entscheidet, stellen sich eingangs viele Fragen. Grundlegende Fragen sind z. B., wie man die Liste der Empfänger am besten erstellt oder wie man die richtige Versandplattform findet, um letztendlich optimal versenden zu können und die Posteingänge nicht zu überlasten. Aber der häufigste Zweifel ist wahrscheinlich ein anderer: Wie endet man nicht im Spam-Ordner? Ja, die Gefahr, im Junk-Mail-Ordner zu landen, ist allgegenwärtig. Wussten Sie, dass schon zu viele Großbuchstaben oder die falsche Verwendung von Satzzeichen ausreichen, um zu riskieren, dass Ihre E-Mail nicht zugestellt wird? Der schlimmste Alptraum eines jeden E-Mail-Marketers ist es, wenn seine Arbeit ignoriert wird, aber mit ein paar Tricks lässt sich dies begrenzen oder sogar vermeiden.

Nicht im Spam landen: Best Practices

Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails im Spam landen, sollten Sie zunächst ein paar Tricks zur Textgestaltung beachten. Angefangen bei der Betreffzeile der E-Mail, die Ihre Visitenkarte zum Öffnen ist. Achten Sie darauf, keine Ausrufezeichen und nicht nur Großbuchstaben zu verwenden, da diese sowohl von Mailservern als auch von Nutzern als potenziell unerwünschte Nachricht wahrgenommen werden könnten. Eine gute Vorgehensweise ist es auch, sehr direkt und klar zu sein, damit der Empfänger sofort versteht, worum es geht und wer Sie und Ihr Unternehmen sind.

Die Formatierung der Nachricht ist ebenfalls sehr wichtig, denn das Vorhandensein bestimmter „verdächtiger“ Wörter (vor allem in der Betreffzeile, aber auch im Inhalt) kann von Mail-Servern als Spam wahrgenommen werden. Das Vermeiden von Ausdrücken wie „bestes Angebot“, „kostenlos“, „jetzt kaufen“ oder „€€€“ ist hierbei definitiv vorteilhaft, um die eigenen Nachrichten seriöser erscheinen zu lassen.

Aus technischer Sicht sollten Sie auf die Links achten, die Sie in Ihre Nachricht einfügen. Alle Links müssen gültig sein und auf jeden Fall auf sichere Seiten verweisen.

Auch die Authentifizierung ist ein Schritt, den Sie nicht vergessen sollten. Technisch gesehen sollten Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge berücksichtigen, deren Vorhandensein die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mails positiv beeinflusst.

  • SPF: SPF steht für „Sender Policy Framework“. Mit dieser Methode können Mailserver überprüfen, ob eine eingehende E-Mail wirklich von dem angegebenen Host-Server stammt und nicht nur eine einfache Kopie ist, die zum Versenden von Spam- oder Phishing-E-Mails erstellt wurde.
  • DKIM: DKIM (DomainKeys Identified Mail) ermöglicht es zu prüfen, dass die Authentizität der versendenden Domain einer E-Mail sichergestellt werden kann. Dies ist ein Indikator dafür, dass die Nachricht nicht verändert wurde.
  • DMARC: Das DMARC-Protokoll (Domain-based Message Authentication Reporting & Conformance) ist die letzte Hürde: Es legt fest, wie mit E-Mails umgegangen werden soll, die den SPF- oder DKIM-Test nicht bestehen. Es gibt drei Möglichkeiten. Ablehnung der E-Mail, uneingeschränkte Weiterleitung oder Kennzeichnung der E-Mail als „Spam/Junk“.   

Anti-Spam-Überprüfungstools: Mail-Tester

Um auch Anfängern die Arbeit zu erleichtern, gibt es einige kostenlose Tools, mit denen Sie die von Ihnen versandten E-Mails überprüfen können. Eines davon ist Mail Tester, welches sowohl technische als auch inhaltliche Kontrollen durchführt.

Senden Sie dazu einfach eine Test-E-Mail mit dem von Ihnen geplanten Inhalt und der Betreffzeile an die von der Website generierte temporäre E-Mail-Adresse, aktualisieren Sie die Seite und warten Sie auf die Berechnung einer Punktzahl von 1 bis 10, welche angibt, wie „spammig“ Ihre E-Mail ist:

  • Punktzahl 10. Dies sollte Ihr Ziel sein. Wenn Sie es erreichen, haben Sie eine sehr gute Chance, dass Ihre E-Mail den Posteingang des Empfängers ohne Probleme erreicht.
  • Punktzahl 8-9. Dies ist eine gute Punktzahl und Ihre E-Mails werden wahrscheinlich Ihr Ziel erreichen, aber versuchen Sie, die Vorschläge des Mail Testers zu berücksichtigen, um Verbesserungen vorzunehmen.
  • Punktzahl 6-7. Dies ist eine akzeptable Punktzahl, aber einige der strengeren E-Mail-Anbieter könnten Sie blockieren. Seien Sie vorsichtig.
  • Punktzahl 0-5. Es wird empfohlen, den Inhalt Ihrer Nachricht oder die technischen Einstellungen Ihres Newsletters zu überprüfen, denn in seinem jetzigen Zustand wird er von Ihren Empfängern wahrscheinlich nicht empfangen werden.

Aber wie vergibt Mail Tester diese Bewertungen? Wie bereits erwähnt, führt die Plattform, die bis zu maximal 3 Mailings pro Tag kostenlos genutzt werden kann, verschiedene Prüfungen durch. Bei jedem Schritt senkt Mail Tester Ihre Bewertung um ein paar Dezimalstellen, wenn er einen Fehler findet:

  • Betreff und Nachrichteninhalt.
  • SpamAssassin-Prüfung. (Apache SpamAssassin™)
  • Server-Authentifizierung (einschließlich SPF, DKIM und DMARC).
  • Formatierung der Nachricht.
  • Vorhandensein auf der schwarzen Liste.
  • Vorhandensein von verwaisten Links.