Jeder kennt das! – Man trifft einen Freund und dieser ist voller Enthusiasmus und Vorfreude, weil er einen “bombastischen Witz” gehört hat und uns diesen unbedingt erzählen muss. Er beginnt lebhaft mit seinen Ausführungen, mit ausschweifender Gestik und Mimik, um Spannung zu erzeugen. Die Erwartungshaltung unsererseits wächst und wächst. Doch dann passiert es – die Pointe, das wichtigste Element bei der Erzählung, kommt im falschen Moment! Was für eine Enttäuschung – der Witz ist vollständig ruiniert und niemand lacht!

Der Zeitpunkt ist entscheidend, nicht nur wenn Witze erzählt werden, sondern in fast allen Bereichen unseres Lebens, egal ob beruflich oder privat. Das richtige Timing entscheidet nicht selten über katastrophales Scheitern oder überwältigenden Erfolg – so auch im E-Mail-Marketing! Es lohnt sich also eine genaue Betrachtung, und genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um diesen neuen Blog Artikel über den richtigen Zeitpunkt zu lesen! 😉

Das “richtige” Timing und seine Effekte

Den “richtigen” Zeitpunkt zu wählen klingt banal, doch was bedeutet dies ganz allgemein betrachtet eigentlich?

“Richtig” lässt zwangsläufig auf den gewünschten Effekt schließen. Es soll ein möglichst positives Ergebnis erzeugt bzw. bewirkt werden, und dies kann und wird in aller Regel einen der folgenden Punkte beinhalten.

1. Wirksame Kommunikation: Die Wahl des “richtigen” Zeitpunkts soll für die Übermittlung einer Botschaft die maximale Aufnahmefähigkeit bewirken. Diese Aufmerksamkeit ist Grundlage für ein gutes Verständnis und damit für eine wirkungsvolle Kommunikation.
2. Verbesserte Leistung: In verschiedenen Kontexten, wie z. B. im Sport, hat das Timing von Handlungen und Abläufen einen direkten Einfluss auf das Ergebnis. Richtiges Timing, beispielsweise für Bewegungsabläufe, kann zu überlegenen Leistungen führen.
3. Gesteigerte Relevanz: Bei der Verbreitung und Vermarktung von Inhalten spielt Timing eine entscheidende Rolle. Die Verbreitung von Inhalten zum richtigen Zeitpunkt gewährleistet deren Relevanz für die Zielgruppe und maximiert ihre Wirkung und ihr Engagement.
4. Effektives Feedback: Rechtzeitiges Feedback, bzw. Feedback im richtigen Moment, machen eine optimale Reaktion und entsprechende Maßnahmen möglich, welche wiederum zu besseren Ergebnissen führen. Spätes Feedback oder Feedback in einem unpassenden Moment erzeugt mit großer Wahrscheinlichkeit eine geringere Wirkung.
5. Emotionale Effekte: Bei persönlichen Interaktionen, oder beispielsweise beim Erzählen von Geschichten, kann das Timing bestimmte Emotionen hervorrufen, oder deren Intensität verstärken. Ob es sich um eine Pointe, wie bereits in der Einleitung dieses Artikels ausführlich beschrieben, oder einen Heiratsantrag handelt, das richtige Timing verstärkt die emotionale Resonanz.

E-Mail-Marketing ohne Timing?

E-Mail-Marketer verfolgen eine Reihe von Zielen, flüchtig betrachtet stehen ganz klar neue Kundenkontakte und natürlich ein gesteigerter Absatz eines Produktes oder eines Services auf der Wunschliste.

Aber legt man den Fokus auf eine andere, höherliegende Ebene wird einem sehr schnell bewusst, dass eine wirkungsvolle Kommunikation, eine gesteigerte Relevanz und eine emotionale Wirkung beim Empfänger hervorgerufen werden sollen! – STOPP! Erst vor wenigen Zeilen in diesem Artikel hatten wir festgehalten, dass genau dies die Effekte eines perfekten Timings sind, ganz allgemein betrachtet, womit klar wird, dass der optimale Moment für erfolgreiches E-Mail-Marketing mehr als nur nutzloser Zierrat ist. Stattdessen ist dies zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne.

Versandzeitpunkt von E-Mail-Kampagnen

Eine der wichtigen Fragen in einer E-Mail-Kampagne ist zweifelsfrei, wann der beste Zeitpunkt für den Versand der E-Mails gekommen ist. Der richtige Zeitpunkt macht den Unterschied, ob Ihre E-Mail sofort wahrgenommen und bearbeitet wird oder ob sie in den Abgründen eines überfüllten Posteingangs untergeht und alle Anstrengungen im Vorfeld vergeblich waren.

Es gibt in der Tat ein ideales Zeitfenster, in dem Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers gewinnen können und dieses Wissen kann der Trumpf Ihrer Kampagne sein.

Das Basis-Zeitfenster für den E-Mail-Versand

Beginnen wir mit einer grundlegenden Orientierung, welche in der Mehrheit der Fälle Gültigkeit besitzt und als Basis aller weiteren Überlegungen angesehen werden kann.

Es handelt sich um Zeitfenster, in welchen in aller Regel die Büros besetzt sind und sehr wahrscheinlich eingehenden E-Mails Aufmerksamkeit geschenkt wird. Diese Kernzeiten sind entweder zwischen 9 und 11 Uhr oder zwischen 13 und 16 Uhr. Bezieht man zudem die menschliche Leistungskurve innerhalb eines Tages in die Betrachtung mit ein, sollte man stets den Versand am Vormittag vorziehen, da die geistige Leistungsfähigkeit hier am höchsten ist.

E-Mails, welche dagegen nach 17 Uhr versendet werden, können zu niedrigeren Antwortquoten führen, da beispielsweise Tagesaufgaben abgeschlossen werden müssen, oder die Empfänger bereits ihren Feierabend genießen.

Branchenabhängige Zeitfenster

Ohne Frage ist das ideale und effektive Zeitfenster branchenabhängig, da teilweise große Unterschiede im Tagesablauf oder bei den Kernarbeitszeiten zu verzeichnen sind.

Beispielsweise kann es in manchen Branchen vorteilhaft sein, bereits früh am Morgen zu senden, da nur die Vorbereitungen des Tages in den ersten Arbeitsstunden am Schreibtisch passiert und man dann das Büro verlässt. Sendet man in diesem Fall zu spät, ist davon auszugehen, dass die E-Mail in den Tiefen des Posteingangs unbemerkt bleibt oder bestenfalls am nächsten Tag gelesen wird.

Es lohnt sich also stets die Zielgruppe dahingehend genau zu analysieren und das Zeitfenster für den Versand entsprechend zu adaptieren.

Machen Sie ein langes Wochenende!

Ein langes Wochenende, welcher E-Mail-Marketer würde sich nicht darüber freuen!? – Nutzen Sie den Montag oder den Freitag für Entspannung, aber es gibt natürlich immer etwas zu tun, wie die Vorbereitung von Kampagnen oder auch Versandstatistiken zu analysieren. Jeder weiß, ein E-Mail-Marketer schläft nie, und wenn, nur im Stehen und mit offenen Augen!

Egal was Sie an diesen beiden Wochentagen letztendlich tun, eine Aufgabe sollte keinesfalls auf Ihrem Tagesprogramm stehen – der Versand einer Kampagne!

Es gibt zahlreiche Motive, warum ein Versand an diesen beiden Tagen wenig Sinn macht und in jedem Fall zu vermeiden ist.

Warum? Typische Aufgaben für den Montag umfassen die Erstellung des Wochenplans, womit neue E-Mails noch nicht im Fokus sind. Weiterhin sollte man ebenfalls berücksichtigen, dass vielen Posteingänge nach dem Wochenende voll von Spam-Nachrichten sind. In dieses Chaos hineinzusenden sollte unbedingt vermieden werden. Warten wir stattdessen, bis der Empfänger seinen Posteingang bereinigt hat und damit steigt auch die Chance, dass die E-Mail gesehen, oder bestenfalls geöffnet wird enorm.

Ein weiterer Faktor ist psychologischer Natur. Nach einem erlebnisreichen Wochenende fällt es bekanntermaßen vielen Menschen äußerst schwer, sich für die neue Arbeitswoche zu motivieren. Neue Anfragen und Geschäftsvorschläge werden damit weniger wohlwollend aufgenommen, wie dies an anderen Tagen der Fall wäre.

Mit dem Freitag ergeben sich ähnliche Probleme. Am Freitag klingt die Woche aus, auf der Agenda steht meist der Abschluss von diversen Aufgaben, selten werden neue Projekte angestoßen und damit fällt eine gesendete Cold-E-Mail nicht unbedingt auf fruchtbaren Boden. Zudem ergibt sich auch hier der psychologische Effekt des Wochenendes. Nach einer Arbeitswoche, mehr oder weniger stressig, freut man sich auf erholsame Tage mit der Familie oder mit Freunden und auch damit sinkt die Motivation im Unternehmen neue Projekte anzustoßen.

Nachtschicht oder gesunder Schlaf?

E-Mails, die nachts versendet werden, haben ebenfalls geringe Chancen den gewünschten Nutzen zu entfalten. Die Abende und Nächte sind in der Regel der Freizeit gewidmet und zudem bleiben bedeutende E-Mails in einer Flut von Spam-Nachrichten verborgen.

Das heilige Wochenende

Das Versenden von E-Mails an Wochenenden sollte nur besonderen Ausnahmen vorbehalten bleiben, im Allgemeinen ist davon abzuraten, denn was für die Nachtstunden gilt, kann und muss auch für das Wochenende festgehalten werden. Das Wochenende ist dem Privatleben gewidmet und heilig.

Falls Sie sich sicher sind, dass die Empfänger am Wochenende erreichbar sind und Sie versenden sollten, achten Sie unbedingt auf einen angepassten Inhalt und den Ton. Es ist definitiv vorzuziehen extrem respektvoll vorzugehen und nicht den Empfänger unter Druck zu setzen.

Vermeiden Sie, wenn möglich, dieses zusätzliche Risiko und gehen Sie auf Nummer sicher. Mit dem Versand zu regulären Geschäftszeiten ist man besser beraten.

E-Mail um die Welt

Für machen Aussendungen wird der internationale Versand von E-Mails notwendig und sobald dies auf dem Plan steht, sollte man unbedingt an einen wichtigen Sachverhalt denken. Möglicherweise befindet sich der Empfänger in einer anderen Zeitzone. Ist dies der Fall, sollte man den Versandzeitpunkt unbedingt entsprechend nachjustieren.

Timing auf den Punkt

Passt das Timing wie ein Schweizer Uhrwerk, ist ein wichtiger Grundstein für eine effektive E-Mail-Marketing-Kampagne gelegt und die Öffnungs- und Antwortquote werden als Lohn für die Wahl des richtigen Zeitpunktes steigen.

Nutzen Sie also diese Gelegenheit und steigern Sie die Effizienz denn selten können mit einem dermaßen geringen Aufwand bedeutende Effekte erzielt werden. Prüfen Sie Ihre Verssandzeiten noch heute und falls Sie sich unsicher sind, hilft mit Sicherheit unser liebgewonnener A/B-Test bei der Entscheidungsfindung. Bancomail wünscht Ihnen auf jeden Fall viel Freude beim Testen und bei der Optimierung Ihrer E-Mail-Kampagnen.